Nhân viên văn phòng là gì? Hé lộ mô tả công việc nhân viên văn phòng

5 (100%) 1 vote

Nói về độ phổ biến các công việc hiện nay thì không thể bỏ qua vị trí nhân viên văn phòng. Vậy bạn đã hiểu nhân viên văn phòng là gì chưa? Nếu bạn chưa thực sự hiểu rõ nghề này thì hãy đọc bài viết sau đây nhé. Các kiến thức chia sẻ sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn mô tả công việc nhân viên văn phòng.

Nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng trong tiếng Anh được dịch là Office Staff. Vị trí này được xem là nơi nuôi dưỡng và phục vụ cho toàn bộ các hoạt động mà công ty hiện có, từ việc xử lý những thủ tục hành chính, lễ tân cho tới các hoạt động dành cho toàn bộ nhân viên. Thậm chí, họ còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo khi cần. Bởi vậy, bộ phận nhân viên văn phòng ở các doanh nghiệp thường được phân chia hợp lý để đảm bảo làm sao cho việc hỗ trợ, trao đổi thuận tiện nhất.

Thông tin chung về nhân viên văn phòng

Nếu có ý định theo đuổi công việc văn phòng thì trước tiên bạn cần nắm rõ các cẩm nang kiến thức có liên quan tới nghề này. Khi đã hiểu được giá trị cốt lỗi thì bạn mới có thể đưa ra lựa chọn phù hợp bản thân để thành công.

Mô tả công việc nhân viên văn phòng

Trong giờ hành chính, nhân viên văn phòng sẽ cần đảm nhiệm khá nhiều vai trò công việc khác nhau. Thông thường, các công việc có thể kể tới gồm:

Lễ tân văn phòng

Nhân viên văn phòng là gì? Hé lộ mô tả công việc nhân viên văn phòng - Ảnh 1
Nhân viên văn phòng đảm nhiệm vai trò lễ tân

Với trách nhiệm là lễ tân văn phòng thì họ sẽ những phần việc sau:

  • Nghe và trả lời điện thoại từ đối tác, khách hàng
  • Tiếp đón khách thay giám đốc hoặc lãnh đạo
  • Hướng dẫn khách tới các phòng ban có liên quan tới công việc
  • Chuẩn bị tổ chức các cuộc họp trong công ty hay đảm bảo các chuyến công tác của lãnh đạo diễn ra thuận lợi
  • Đứng ra tổ chức các hoạt động tập thể theo kế hoạch trong quyền hạn, trách nhiệm của mình

Xử lý các vấn đề liên quan tới nghiệp vụ

Trong mảng này, nhân viên văn phòng sẽ cần thực hiện các hoạt động như:

  • Xử lý công văn, giấy tờ, các văn bản được chuyển tới công ty và phân loại tới từng phòng ban.
  • Lưu trữ các bản hợp đồng, tài liệu thông tin trong và ngoài công ty để thuận tiện cho việc tra cứu tìm kiếm thông tin
  • Theo dõi mức độ chuyên cần đi muộn, về sớm, nghỉ phép và chấm công của toàn bộ nhân viên trong công ty
  • Sắp xếp lịch trình, công việc họp hành cho lãnh đạo sao cho khoa học, hợp lý nhất
  • Đưa ra ý kiến đóng góp và những giải pháp phù hợp nhằm mục đích chung phát triển công ty

Quản lý cơ sở vật chất và thiết bị kỹ thuật

Ngoài trách nhiệm về nghiệp vụ thì công việc của nhân viên văn phòng còn đảm nhận cả hậu cần có thể nhắc tới như:

  • Quản lý các thiết bị kỹ thuật, các tài sản được mua sắm mới thay cho trang thiết bị đã cũ hoặc bị hỏng …
  • Đáp ứng đầy đủ các vật phẩm, đồ dùng văn phòng theo nhu cầu của nhân viên
  • Các tài liệu, sách báo, tạp chí phục vụ công việc nhân viên toàn công ty

Những bằng cấp nào cần có để trở thành nhân viên văn phòng?

Muốn trở thành một nhân viên văn phòng đúng nghĩa thì trước tiên bạn cần hiểu rõ vị trí này học ngành gì và những bằng cấp nhất định. Cụ thể, đáp ứng yêu cầu khi đăng ký tuyển dụng vị trí nhân viên văn phòng thì bạn cần tốt nghiệp chuyên ngành hành chính nhân sự hoặc quản trị văn phòng.

Nhân viên văn phòng là gì? Hé lộ mô tả công việc nhân viên văn phòng - Ảnh 2
Những bằng cấp cần thiết để trở thành nhân viên văn phòng

Kèm theo đó, để mở rộng cơ hội trúng tuyển thì bạn cần chuẩn bị thêm những giấy tờ, chứng chỉ khác như tin học, ngoại ngữ và sự tự tin về năng lực bản thân để chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy bạn thực sự phù hợp với vị trí đó.

Một số khó khăn mà nhân viên văn phòng cần biết

Thu nhập không cao

So với nhiều ngành nghề công việc khác thì thu nhập của một nhân viên văn phòng không hề cao như nhiều người vẫn lầm tưởng. Các khoản trợ cấp hay hoa hồng, nhuận … gần như là không có. Chủ yếu họ chỉ dựa vào mức lương cứng mà thôi.

Áp lực trong công việc

Làm công việc văn phòng thì bạn thường xuyên phải đối mặt với các áp lực công việc. Mọi vấn đề đều sẽ được xử lý qua máy tính và tính khoảng thời gian cho nghỉ ngơi thường không quá nhiều. Bên cạnh đó, họ luôn phải giữ hình tượng, không được tự do ra ngoài thường xuyên, thoải mái làm việc cá nhân, bị gò bó trong những khuôn khổ nhất định … Nếu không may làm việc cho những vị sếp khó tính thì áp lực và khó khăn trong công việc sẽ càng nặng hơn.

Ảnh hưởng sức khỏe

Các vấn đề sức khỏe mà nhiều dân văn phòng đối mặt khi cả ngày dài ngồi làm việc có thể nhắc tới như béo phì, rối loạn cơ xương, hay các vấn đề về mắt do thường xuyên làm việc liên tục bằng máy tính. Chưa kể tới việc máy tính và bàn phím chính là nơi tiềm ẩn nhiều vi khuẩn gây ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe nhân viên văn phòng.

Nhân viên văn phòng là gì? Hé lộ mô tả công việc nhân viên văn phòng - Ảnh 3
Công việc nhân viên văn phòng ảnh hưởng tới sức khỏe

Ở các văn phòng không có cây xanh thì việc thiếu oxy dễ ảnh hưởng tới kết quả làm việc của nhân viên.

Xuống cấp về nhan sắc

Do tính chất ít vận động nên cơ thể của nhân viên văn phòng cũng có nhiều biến đổi. Da dẻ trở nên khô và nứt nẻ nhanh hơn, bụng mỡ ngày càng nhiều. Với những người không ngồi đúng tư thế còn có thể ảnh hưởng tới cột sống, khiến đau mỏi vai gáy …

Dẫu biết rằng mỗi công việc sẽ mang những đặc thù, tính chất riêng qua mỗi môi trường nhất định. Tìm Việc Sài Gòn mong rằng qua bài này có thể giúp bạn đưa ra những quyết định phù hợp thì bạn nên hiểu rõ tìm hiểu kĩ, trong đó có cả mô tả công việc văn phòng. Chúc bạn may mắn.

5 (100%) 1 vote